SOALAN-SOALAN LAZIM

PENDAHULUAN

Pesuruhjaya Sumpah adalah merupakan orang yang dilantik oleh YAA Ketua Hakim Negara di bawah seksyen 11, Akta Mahkamah Kehakiman 1964 dan Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018.

Unit yang menguruskan Pesuruhjaya Sumpah di seluruh Malaysia adalah Unit Pesuruhjaya Sumpah, Pejabat Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan Malaysia.

Objektif Unit Pesuruhjaya Sumpah adalah menguruskan hal ehwal Pesuruhjaya Sumpah di seluruh Malaysia dengan efisien, cekap dan teratur dalam memastikan keberkesanan tugas-tugas yang dipikul oleh Pesuruhjaya Sumpah yang terlibat secara tidak langsung mendukung sistem kehakiman di Negara ini.

  1. Menyelia dan mengemaskini senarai Pesuruhjaya Sumpah (semua kategori) yang terkini;
  2. Pusat rujukan dan pengesahan terhadap senarai Pesuruhjaya Sumpah yang masih aktif di seluruh Negara;
  3. Memproses setiap permohonan pelantikan baru Pesuruhjaya Sumpah;
  4. Menyelia proses peperiksaan dan temuduga bagi calon-calon lantikan baru Pesuruhjaya Sumpah; 
  5. Memproses setiap permohonan pelantikan semula Pesuruhjaya Sumpah;
  6. Memproses setiap permohonan pertukaran alamat Pesuruhjaya Sumpah;
  7. Memproses setiap permohonan Pesuruhjaya Sumpah untuk menjalankan perkhidmatan di luar premis;
  8. Merekodkan permohonan dan pemakluman Pesuruhjaya Sumpah untuk bercuti;
  9. Menjalankan semakan Buku Daftar dan pemantauan premis Pesuruhjaya Sumpah;
  10. Pusat aduan terhadap salahlaku Pesuruhjaya Sumpah; dan
  11. Menjalankan siasatan terhadap aduan yang dikemukakan terhadap Pesuruhjaya Sumpah.

Undang-undang yang memperuntukkan kuasa dan mengawal kelakuan serta tugas-tugas Pesuruhjaya Sumpah adalah Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 dan Akta Akuan Berkanun 1960.

PERMOHONAN DAN PELANTIKAN PESURUHJAYA SUMPAH

Kaedah 2, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 menetapkan syarat-syarat berikut:-

  1. Seorang warganegara Malaysia; 
  2. Mempunyai kelayakan minimum Sijil Pelajaran Malaysia atau yang setara dengannya;
  3. Telah mencapai umur 21 tahun tetapi belum mencapai umur 66 tahun;
  4. Seorang yang berkelakuan baik; 
  5. Fasih dalam bahasa kebangsaan;
  6. Sihat dari segi fizikal dan mental; 
  7. Tidak pernah disabitkan atas suatu kesalahan jenayah yang melibatkan fraud, kecurangan atau keburukan akhlak; 
  8. Tidak pernah ditahan di bawah mana-mana undang-undang pencegahan; dan 
  9. Tidak pernah diisytiharkan bankrap.

Kaedah 3, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 memperuntukkan empat (4) kategori orang yang boleh dilantik sebagai Pesuruhjaya Sumpah iaitu:-

  1. Seorang peguam bela dan peguam cara Mahkamah Tinggi di Malaya atau Mahkamah Tinggi di Sabah atau Sarawak yang telah menjalankan amalan selama 7 tahun; 
  2. Seorang pegawai awam yang disahkan dalam jawatannya;
  3. Seorang pegawai badan berkanun; atau 
  4. Seorang yang daripada pengalamannya yang lepas, sebagai pegawai awam atau selainnya adalah disifatkan sebagai orang yang layak dan sesuai untuk dilantik.

Selain daripada memenuhi syarat-syarat di dalam Kaedah 2 dan Kaedah 3, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018, pelantikan seseorang Pesuruhjaya Sumpah juga akan mengambil kira keperluan di sesuatu kawasan dengan melihat kepada jumlah penduduk, keluasan kawasan, kewujudan pejabat-pejabat kerajaan dan jumlah Pesuruhjaya Sumpah sedia ada. Sekiranya tiada keperluan di sesuatu tempat tersebut, seseorang pemohon tetap tidak akan dipertimbangkan sekalipun memenuhi syarat kelayakan di dalam Kaedah 2 dan Kaedah 3 Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018.

Semua permohonan yang diterima akan dinilai terlebih dahulu dari segi kelayakan dan sama ada terdapat keperluan di tempat yang dicadangkan tersebut. Calon yang memenuhi dua aspek tersebut akan dipanggil untuk menduduki peperiksaan. Calon-calon yang lulus peperiksaan kemudiannya akan dipanggil untuk sesi temuduga sebelum lantikan dibuat oleh Yang Amat Arif Ketua Hakim Negara.

Semua borang permohonan untuk menjadi Pesuruhjaya Sumpah (pelbagai kategori) boleh didapati daripada portal Unit Pesuruhjaya Sumpah pada pautan, (pesuruhjayasumpah/borang.php)

Borang permohonan yang telah lengkap diisi perlu dihantar ke alamat berikut:- Unit Pesuruhjaya Sumpah, Pejabat Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan Malaysia, Istana Kehakiman, Bangunan Annex, Presint 3, 62506 Putrajaya. No. Telefon: 03-88804040

Bagi permohonan pelantikan semula, calon-calon pelantikan semula hanya perlu melalui proses temuduga sekiranya terdapat keperluan dan diarahkan oleh Yang Amat Arif Ketua Hakim Negara.

Mana-mana orang yang tidak berpuas hati dengan permohonan yang ditolak boleh dalam masa empat belas (14) hari dari tarikh penerimaan surat penolakan membuat rayuan kepada Yang Amat Arif Ketua Hakim Negara.

Pesuruhjaya Sumpah (pegawai awam) tersebut masih perlu melalui proses yang sama sebagaimana permohonan baru Pesuruhjaya Sumpah iaitu masih perlu disaring dari sudut keperluan di kawasan yang dipohon selain perlu menduduki peperiksaan dan temuduga.

Semua kategori Pesuruhjaya Sumpah boleh dilantik dan dilantik semula untuk suatu tempoh yang tidak melebihi tiga (3) tahun. Permohonan pelantikan semula perlu dibuat sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sebelum tempoh lantikan semasa tamat. Kegagalan mengemukakan permohonan sebagaimana diperuntukkan akan menyebabkan permohonan pelantikan semula ditolak.

BAYARAN / YURAN PELANTIKAN SEBAGAI PESURUHJAYA SUMPAH

Bagi seseorang Pesuruhjaya Sumpah yang dilantik daripada kategori peguam bela dan peguam cara, mereka hendaklah membayar yuran pelantikan iaitu sebanyak RM500 setahun atau RM42 sebulan atau sebahagian daripada sebulan. Bagi kategori pegawai badan berkanun dan mana-mana orang lain pula, mereka hendaklah membayar yuran pelantikan iaitu sebanyak RM300 setahun atau RM25 sebulan atau sebahagian daripada sebulan. Tiada bayaran akan dikenakan bagi pelantikan Pesuruhjaya Sumpah (pegawai awam) sebaliknya mereka akan dibayar elaun bulanan sebanyak RM120 sebulan.

ALAMAT PERKHIDMATAN

Alamat perkhidmatan mestilah di alamat yang telah diluluskan oleh Yang Amat Arif Ketua Hakim Negara dan seseorang Pesuruhjaya Sumpah hanya dibenarkan untuk menjalankan perkhidmatannya di alamat yang telah diluluskan tersebut. Tempat perkhidmatan yang akan diluluskan mestilah memenuhi ciri-ciri sebuah pejabat. Pesuruhjaya Sumpah yang dilantik tidak dibenarkan untuk menjalankan perkhidmatannya di tempat-tempat yang tidak sesuai sebagai contoh di bawah pokok, di bawah tangga, kedai-kedai makan ataupun tempat-tampat lain yang dikategorikan sebagai tidak sesuai dan tidak memenuhi maksud sebuah pejabat.

Menurut Kaedah 15, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018, seseorang Pesuruhjaya Sumpah tidak boleh menukar alamat perkhidmatannya sehingga setelah mendapat kebenaran daripada Yang Amat Arif Ketua Hakim Negara.

Pertukaran alamat adalah tidak dibenarkan bagi calon yang baru sahaja lulus dan dilantik sebagai Pesuruhjaya Sumpah bagi sekurang-kurangnya untuk tempoh lantikan pertama. Akan tetapi, sekiranya terdapat keperluan mendesak / diarahkan untuk bertukar ke alamat baru yang dicadangkan, permohonan tersebut boleh dipertimbangkan.

Menurut Kaedah 15, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018, seseorang Pesuruhjaya Sumpah tidak boleh menjalankan perkhidmatan di luar alamat perkhidmatannya sehingga mendapat kebenaran daripada Yang Amat Arif Ketua Hakim Negara.

Ahli keluarga atau wakil deponen boleh mengemukakan permohonan kepada mana-mana Pesuruhjaya Sumpah untuk memberikan perkhidmatan di hospital atau di pusat tahanan. Permohonan ahli keluarga deponen tersebut perlu kemudiannya dikemukakan bersama-sama dengan permohonan kepada Unit Pesuruhjaya Sumpah untuk menjalankan tugas luar oleh Pesuruhjaya Sumpah dalam tempoh minimum 3 hari bekerja sebelum tarikh perkhidmatan diperlukan.

OPERASI PESURUHJAYA SUMPAH

Perkhidmatan Pesuruhjaya Sumpah boleh didapati di Mahkamah-Mahkamah berhampiran dan di sebahagian pejabat kerajaan lain, badan-badan berkanun, firma guaman serta melalui perkhidmatan Pesuruhjaya Sumpah (kategori mana-mana orang lain) yang dilantik di kawasan-kawasan tertentu. Untuk kemudahan orang ramai, carian Pesuruhjaya Sumpah yang masih aktif boleh dibuat terus di pautan pesuruhjayasumpah/carian.php

Waktu operasi bagi Pesuruhjaya Sumpah kategori pegawai awam di Mahkamah dan di jabatan-jabatan kerajaan adalah sama seperti waktu operasi pejabat kerajaan biasa akan tetapi bergantung kepada kaunter kewangan di sesuatu pejabat. Bagi Pesuruhjaya Sumpah kategori peguam bela dan peguam cara, pegawai badan berkanun dan mana-mana orang lain pula, waktu operasi mereka adalah dianggap sama sebagaimana waktu perkhidmatan pejabat sebagai contoh, Isnin - Jumaat / Ahad - Khamis (8.00 - 5.00/9.00 - 6.00).

Menurut Kaedah 11(2)(g), Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018, seseorang Pesuruhjaya Sumpah perlu memberikan perkhidmatannya pada waktu yang tetap dan munasabah. Secara asasnya, pemahaman terhadap peruntukan ini adalah, waktu operasi seseorang Pesuruhjaya Sumpah adalah sama seperti waktu pejabat kerajaan beroperasi. Sekiranya seseorang Pesuruhjaya Sumpah ingin beroperasi pada waktu selain dari masa pejabat kerajaan beroperasi, Pesuruhjaya Sumpah berkenaan perlu memohon kepada Yang Amat Arif Ketua Hakim Negara terlebih dahulu untuk kelulusan.

Pesuruhjaya Sumpah selain daripada pegawai awam tidak perlu memohon cuti akan tetapi WAJIB memaklumkan kepada Unit Pesuruhjaya Sumpah melalui emel sekiranya mereka ingin bercuti dan perlulah menampal notis tempoh bercuti dan tarikh beroperasi semula sebagai makluman kepada orang awam. Pemakluman kepada Unit Pesuruhjaya Sumpah ini adalah bagi tujuan rekod.

TUGAS SEBAGAI SEORANG PESURUHJAYA SUMPAH

Kuasa-kuasa Pesuruhjaya Sumpah (kategori peguam bela dan peguam cara) ada diperuntukkan di bawah Kaedah 9, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018. Berikut adalah kuasa-kuasa Pesuruhjaya Sumpah (kategori peguam bela dan peguam cara) namun tertakluk kepada syarat atau batasan pelantikannya:

  1. menerima akuterimaan perempuan bersuami dalam semua hal jika akuterimaan dikehendaki oleh undang-undang supaya diambil di hadapan seorang pegawai awam; 
  2. menerima akuterimaan ikatan jaminan atau bon jaminan; 
  3. mengendalikan sumpah untuk- 
    1. justifikasi jaminan;
    2. mengambil apa-apa afidavit atau ikrar; 
    3. menerima dan mengambil jawapan, rayuan, demurer, penolak tuntutan, pengataan atau pemeriksaan mana-mana pihak atau pihak-pihak dalam apa-apa tindakan; 
    4. pemeriksaan mana-mana saksi atas apa-apa interogatori atau de bene esse atau pemeriksaan utama atau pada mana-mana keadaan lain; 
    5. sumpah wasi dan pentadbir; dan 
    6. sumpah mana-mana orang dalam apa-apa tindakan, perkara atau prosiding yang menunggu penyelesaian atau hampir hendak dimulakan dalam mana-mana mahkamah.
  4. mengambil dan menerima akuan berkanun. 

Dengan syarat bahawa seseorang peguam bela dan peguam cara yang dilantik sebagai Pesuruhjaya Sumpah tidak boleh menjalankan apa-apa fungsi yang dinyatakan dalam perenggan (a) hingga (d) berkenaan dengan mana-mana dokumen yang disediakan olehnya dalam mana-mana prosiding mahkamah yang diwakili oleh peguam bela dan peguam cara itu atau firmanya.

Kuasa-kuasa Pesuruhjaya Sumpah (kategori pegawai awam, pegawai badan berkanun atau mana-mana orang lain) ada diperuntukkan di bawah Kaedah 10, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018. Berikut adalah kuasa-kuasa Pesuruhjaya Sumpah (kategori pegawai awam, pegawai badan berkanun atau mana-mana orang lain) namun tertakluk kepada syarat atau batasan pelantikannya:

  1. mengendalikan sumpah untuk-
    1. justifikasi jaminan; 
    2. mengambil apa-apa afidavit atau ikrar; 
    3. sumpah wasi dan pentadbir; dan 
    4. sumpah mana-mana orang dalam apa-apa tindakan, perkara atau prosiding yang menunggu penyelesaian atau hampir hendak dimulakan dalam mana-mana mahkamah. 
  2. mengambil dan menerima akuan berkanun. 

Dengan syarat bahawa seseorang pegawai awam, pegawai badan berkanun atau mana-mana orang lain yang dilantik sebagai Pesuruhjaya Sumpah tidak boleh menjalankan apa-apa fungsi yang dinyatakan dalam perenggan (a) dan (b) berkenaan dengan mana-mana dokumen yang disediakan olehnya.

Kelakuan dan tugas-tugas Pesuruhjaya Sumpah diperuntukkan di bawah Kaedah 11, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018. a) Memakai tanda pengenalan diri pada atas sebelah kiri pakaiannya semasa menjalankan tugas. b) Seseorang Pesuruhjaya Sumpah hendaklah melayan sendiri deponen:-

  1. menentusahkan identiti, butir-butir peribadi sebagaimana yang diberikan dalam kad pengenalan, pasport atau dokumen pengenalan rasmi lain dan alamat orang yang membuat akuan, ikrar, afidavit, sumpah atau pernyataan di hadapan Pesuruhjaya Sumpah itu;  
  2. membacakan dan menerangkan kandungan dokumen dan ekshibit yang dikepilkan bersama dokumen itu jika deponen atau pembuat dokumen itu buta, buta huruf atau tidak memahami bahasa yang tertulis dalam dokumen itu, sebelum Pesuruhjaya Sumpah itu memperakui bahawa dia telah berbuat sedemikian di dalam jurat; 
  3. menandatangani ringkas, mengecapkan cop meterai kecil dan memastikan deponen juga menandatangani ringkas apa-apa perubahan yang dibuat dalam dokumen yang hendak diberi sumpah atau diikrarkan;  
  4. tidak mengecapkan meterainya pada mana-mana dokumen melainkan jika deponen atau pembuat dokumen telah menandatangani atau mengecapkan cap jarinya pada dokumen itu di hadapannya;
  5. enggan memberikan perkhidmatannya apabila Pesuruhjaya Sumpah itu mempunyai sebab yang boleh dipercayai untuk mengesyaki bahawa mana-mana orang yang hadir di hadapannya adalah terlibat dalam perdayaan, fraud, dures, atau apa-apa kelakuan lain yang menyalahi undang-undang; 
  6. menjalankan semua fungsi jawatannya dengan segera, munasabah, cekap dan berintegriti; dan
  7. bersedia menjalankan semua fungsi jawatannya pada waktu yang tetap dan munasabah.

Surat Arahan oleh Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan Malaysia bertarikh 3 November 2015 melarang seseorang Pesuruhjaya Sumpah untuk menjadi saksi kepada mana-mana dokumen melainkan dibenarkan oleh undang-undang. Buat masa kini hanya lima (5) undang-undang yang membenarkan seseorang Pesuruhjaya Sumpah untuk menjadi saksi iaitu:-

  1. Borang 1 dan 2 di bawah Seksyen 3 (Jadual Pertama) Akta Surat Kuasa Wakil 1949 
  2. Perjanjian Pinjaman di bawah Seksyen 27(1) Akta Pemberi Pinjam Wang 1951 
  3. Perjanjian di bawah Seksyen 22 Akta Sewa Beli 1967 
  4. Seksyen 97 Ordinan Tanah Negeri Sabah 
  5. Seksyen 84 Akta Profesion Undang-Undang 1976

Pesuruhjaya Sumpah tidak dibenarkan untuk mengakui sah sesuatu dokumen sepertimana surat Pendaftar Mahkamah Tinggi Malaya bertarikh 13 Jun 2005. Namun begitu, Pesuruhjaya Sumpah adalah dibenarkan untuk menerima akuan berkanun yang ditandatangani sendiri oleh pemilik dokumen yang mengakui bahawa salinan dokumen tersebut adalah benar. Salinan dokumen tersebut tidak boleh dicop dengan apa-apa cop meterai termasuklah cop meterai Pesuruhjaya Sumpah. Sekiranya ianya ditandakan sebagai eksibit / lampiran, bayaran bagi eksibit boleh dikenakan kepada deponen.

PENGENALAN IDENTITI DEPONEN

Ya. Apa-apa dokumen pengenalan diri yang rasmi boleh digunakan untuk menentusahkan identiti seseorang deponen berdasarkan peruntukan Kaedah 11(2)(a), Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018. Matlamat peruntukan ini adalah untuk menentusahkan identiti bahawa orang yang hadir di hadapan Pesuruhjaya Sumpah adalah orang yang sama sebagaimana yang tercatit namanya di dalam surat akuan tersebut. Akan tetapi, Pesuruhjaya Sumpah perlu tetap memastikan kad yang ditunjukkan sebagai pengenalan diri tersebut adalah tidak diragui ketulenan dan kebenarannya. Antara perkara yang perlu dipastikan di dalam kad tersebut adalah gambar deponen, nama penuh, nombor pengenalan dan alamat deponen.

Sesiapa yang ingin menandatangani sesuatu dokumen perlu hadir sendiri di hadapan Pesuruhjaya Sumpah. Pesuruhjaya Sumpah tidak boleh menurunkan tandatangan dan cop meterainya melainkan selepas deponen menurunkan tandatangannya di hadapan Pesuruhjaya Sumpah. Kegagalan Pesuruhjaya Sumpah memastikan perkara ini akan menyebabkan pelanggaran serius Kaedah 11(2)(d), Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018.

Tidak boleh. Hanya penama di dalam sesuatu surat akuan atau afidavit sahaja yang dibenarkan untuk menurunkan tandatangan di dokumen tersebut. Seseorang yang mempunyai surat kuasa wakil untuk bertindak bagi seseorang adalah tidak dibenarkan untuk menandatangani sesuatu surat akuan sekiranya surat akuan tersebut bukan atas nama beliau.

Sekiranya sesuatu surat akuan perlu ditandatangani oleh ramai deponen, maka kesemua deponen perlu hadir di hadapan Pesuruhjaya Sumpah untuk menandatangani surat tersebut. Wakil adalah tidak dibenarkan untuk mewakili mana-mana deponen lain kerana Pesuruhjaya Sumpah perlu menerangkan dan memastikan kandungan surat tersebut difahami oleh setiap deponen. Pesuruhjaya Sumpah juga perlu sentiasa berhati-hati dan memastikan bahawa tidak ada unsur perdayaan, fraud, dures dan sesuatu yang menyalahi undang-undang di dalam akuan tersebut.

Tidak boleh. Peruntukan Kaedah memerlukan kehadiran setiap deponen di hadapan Pesuruhjaya Sumpah bagi setiap transaksi. Sekiranya sesuatu transaksi melibatkan lebih daripada seorang deponen, maka setiap deponen perlu hadir serentak pada tarikh dan waktu yang sama di hadapan Pesuruhjaya Sumpah. Ini bagi mengelakkan pertelingkahan yang mungkin timbul terhadap dokumen susulan kehadiran deponen yang tidak serentak. 

Ya. Semua Pesuruhjaya Sumpah perlu memastikan perkara yang sama sebagaimana yang dilakukan ke atas deponen dewasa. Sebagai tambahan, Pesuruhjaya Sumpah perlu memastikan bahawa kanak-kanak tersebut benar-benar faham akan perkara yang ingin diikrarkan dan kanak-kanak tersebut perlu hadir bersama waris beliau. Namun begitu, sekiranya perkara yang hendak diikrarkan tersebut dilihat tidak memberi kebaikan kepada kanak-kanak, maka adalah dinasihatkan supaya Pesuruhjaya Sumpah tidak menandatangani akuan tersebut dan menolaknya selaras dengan Kaedah 11(2)(e), Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018.

Sekiranya penyakit gila yang dihadapi oleh seseorang deponen itu tidak berterusan, Pesuruhjaya Sumpah perlu memastikan sekurang-kurangnya bahawa pada ketika beliau ingin menurunkan tandatangan, beliau berada dalam keadaan waras dan memahami perkara yang ingin diikrarkan. Akan tetapi sekiranya jelas bahawa deponen yang hadir itu menghidapi penyakit gila yang berterusan, Pesuruhjaya Sumpah tidak dibenarkan untuk menandatangani dokumen tersebut.

PENGISIAN BORANG

Tidak diperuntukkan di bawah Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 mahupun Akta Akuan Berkanun 1960 berkenaan dengan warna pen dan jenis pen yang perlu digunakan di dalam mengisi surat akuan. Akan tetapi, adalah dinasihatkan supaya borang akuan diisi menggunakan warna pen dan jenis pen yang sama bagi memastikan kandungan dokumen tersebut tidak diragui. Semua dokumen yang diikrarkan juga adalah tertakluk kepada syarat penerimaan yang ditetapkan oleh sesebuah agensi atau jabatan yang memerlukan dokumen tersebut.

Berdasarkan kepada peruntukan di dalam Kaedah 11(2)(c), Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018, seseorang Pesuruhjaya Sumpah mestilah menandatangani ringkas serta mengecapkan cop meterai kecil selain memastikan deponen turut menandatangani ringkas ke atas apa-apa perubahan yang dibuat di dalam sesuatu dokumen yang hendak diikrarkan. Cop meterai kecil tersebut adalah sebagaimana di dalam Borang 9, Jadual Ketiga Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018. Akan tetapi, sekiranya terlalu banyak pindaan yang hendak dibuat, adalah dinasihatkan supaya deponen membuat surat akuan yang baru bagi memastikan surat akuan yang hendak diikrarkan lebih bersih dan tidak diragui kandungannya.

KEESAHAN SESUATU SURAT AKUAN

Secara asasnya, surat akuan yang diikrarkan di hadapan Pesuruhjaya Sumpah hanyalah untuk kegunaan di dalam Negara. Akan tetapi, ianya tidak menghalang sesebuah Negara lain untuk menerima surat akuan yang diikrarkan oleh seseorang Pesuruhjaya Sumpah Malaysia bergantung kepada peruntukan undang-undang di Negara yang berkenaan.

Surat akuan ini tidak mempunyai tarikh luput dan boleh digunakan pada bila-bila masa dan akan menjadi bukti kepada sesuatu perkara di dalam suatu tarikh tertentu. Justeru, tarikh surat akuan itu diikrarkan adalah material.

DOKUMEN YANG BOLEH DITANDATANGANI

Seksyen 97 Ordinan Tanah Negeri Sabah membenarkan Pesuruhjaya Sumpah untuk menandatangani dokumen berkaitan tanah negeri Sabah yang dibuat di bawah Ordinan tersebut. Justeru, semua Pesuruhjaya Sumpah dibenarkan untuk menandatangani dokumen berkaitan sekalipun Pesuruhjaya Sumpah tersebut dilantik dan menjalankan perkhidmatannya di Semenanjung Malaysia.

Semua Pesuruhjaya Sumpah boleh menandatangani semua dokumen yang dibenarkan oleh undang-undang. Akan tetapi mana-mana agensi atau pihak yang memerlukan sesuatu dokumen boleh membataskan siapakah Pesuruhjaya Sumpah yang layak untuk menandatangani dokumen tersebut. Contohnya: Mahkamah Syariah telah menetapkan syarat hanya Pesuruhjaya Sumpah beragama Islam sahaja yang boleh menandatangani dokumen berkaitan Mahkamah Syariah.

Semua Pesuruhjaya Sumpah boleh menandatangani semua dokumen yang dibenarkan oleh undang-undang. Akan tetapi, adalah dinasihatkan agar Pesuruhjaya Sumpah yang beragama Islam mengelakkan daripada menandatangani dokumen tersebut.

PENTADBIRAN PESURUHJAYA SUMPAH

Kaedah 11(2), Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 memperuntukkan bahawa seseorang Pesuruhjaya Sumpah hendaklah melayan sendiri mana-mana orang yang menghendaki perkhidmatannya. Justeru, tiada pembantu dibenarkan di dalam menjalankan tugas dan fungsi sebagai seorang Pesuruhjaya Sumpah.

Proviso Kaedah 9, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 tidak membenarkan seseorang peguam bela dan peguam cara untuk menjalankan fungsinya sebagai Pesuruhjaya Sumpah bagi prosiding mahkamah yang diwakilinya atau firmanya. Proviso Kaedah 10, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 pula tidak membenarkan Pesuruhjaya Sumpah kategori pegawai awam, pegawai badan berkanun atau mana-mana orang lain untuk menjalankan fungsinya sebagai Pesuruhjaya Sumpah bagi dokumen-dokumen yang disediakan olehnya sendiri.

Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 tidak meletakkan larangan dan arahan terhadap perkara tersebut. Akan tetapi, sekiranya seseorang Pesuruhjaya Sumpah ingin meletakan papan tanda tunjuk arah, Pesuruhjaya Sumpah perlulah mendapat kebenaran terlebih dahulu daripada pihak berwajib seperti Majlis Perbandaran berkaitan. Papan tanda yang diletakkan juga tidak boleh berlebih-lebihan dari segi saiz dan jumlahnya dan tidak juga diletakkan di tempat-tempat yang tidak sesuai seperti di tiang lampu isyarat, di tandas dan sebagainya.

Buku daftar 2018 yang baru yang mana belum habis digunakan nanti boleh digunakan bagi tujuan daftar rekod bagi tahun 2019 dan tahun-tahun seterusnya bagi mengelakkan pembaziran.

Berdasarkan Kaedah 16, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018, Pesuruhjaya Sumpah yang bukan pegawai awam adalah bertanggungjawab untuk memastikan perkara-perkara berikut dipamerkan di premis perkhidmatan mereka dengan cara yang jelas dan zahir:

  1. salinan surat perlantikannya;
  2. salinan peruntukan Kaedah 9 atau 10, mana-mana yang berkenaan dan Kaedah 11, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018; 
  3. papan nama (40sm x 50sm) yang menyatakan nama, nombor pengenalan diri, alamat perkhidmatan dan waktu operasi perkhidmatan; dan 
  4. papan tanda (75cm x 100sm) yang menyatakan fi yang dilevikan di bawah Kaedah 17, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018. 

Papan tanda bagi kadar fi Akuan Berkanun adalah dibuat secara berasingan untuk memberi kefahaman dan mengelakkan kekeliruan kepada orang awam.

Kaedah 14(3), Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 memperuntukkan agar buku daftar disimpan dengan selamat di tempat di mana Pesuruhjaya Sumpah itu menjalankan khidmatnya. Adalah menjadi tanggungjawab Pesuruhjaya Sumpah untuk memastikan buku daftar tersebut selamat ditinggalkan di premis perkhidmatan.

Perkhidmatan sumpah dikatakan sempurna apabila deponen menurunkan tandatangan atau cap jari pada dokumen, cop meterai Pesuruhjaya Sumpah dicapkan padanya dan Pesuruhjaya Sumpah kemudiannya menurunkan tandatangan pada dokumen. Buku daftar pula perlu dipastikan sentiasa direkodkan setiap transaksi perkhidmatan sumpah yang telah diberikan.

COP METERAI

Cop meterai seperti di dalam Borang 9, Borang 10, Borang 11 dan Borang 12 bagi kedua-dua versi Bahasa Kebangsaan dan Bahasa Inggeris memperuntukkan penggunaan perkataan 'Pesuruhjaya Sumpah Malaysia' adalah di dalam Bahasa Kebangsaan sahaja. Justeru, penggunaan cop Bahasa Inggeris dengan menukarkannya kepada 'Commisioner for Oaths Malaysia' adalah tidak dibenarkan.

Merujuk kepada Kaedah 12 yang dibaca bersama Borang 9, 10, 11 dan 12, Jadual Ketiga Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018, ada diperuntukkan maklumat-maklumat penting untuk dipamerkan pada cop meterai. Tiada sebarang format dari segi tulisan dan saiz tulisan ditetapkan. Pesuruhjaya Sumpah adalah dipohon memastikan kesemua maklumat tersebut dipamerkan dan mematuhi saiz yang telah diperuntukkan iaitu bulat dan berdiameter 5sm demi keseragaman semua Pesuruhjaya Sumpah. Bagi cop meterai kecil yang berdiameter 1.5 sm, cukup sekadar diletakkan nama pendek di dalamnya kerana kegunaannya adalah hanya sebagai merujuk kepada cop meterai utama.

JURAT

Jurat adalah pengesahan oleh penterjemah yang ditambah di bahagian bawah sesuatu dokumen sebagai bukti bahawa ianya telah dibaca dan diterangkan kepada seseorang yang hendak mengikrarkan sesuatu tetapi tidak memahami kandungan dokumen tersebut disebabkan kecacatan anggota seperti bisu, pekak, buta ataupun kerana tidak memahami bahasa tertulis ataupun buta huruf. Penterjemah berkenaan adalah merujuk kepada sesiapa sahaja yang berkemampuan menterjemah sesuatu dokumen dan tidaklah disyaratkan hanya kepada seorang jurubahasa bertauliah sahaja. Pesuruhjaya Sumpah sendiri boleh menjadi penterjemah sekiranya berkemampuan. Pesuruhjaya Sumpah berperanan mengisi maklumat yang diperlukan pada jurat tersebut. Jurat tersebut pada akhirnya perlu ditandatangani oleh Pesuruhjaya Sumpah. Cop meterai Pesuruhjaya Sumpah tidak perlu dicapkan pada jurat ini. Contoh jurat adalah seperti di Borang 8, Jadual Ketiga Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 dan jurat ini hanya terpakai kepada surat akuan berkanun dan bukan afidavit. Jurat bagi afidavit adalah tertakluk kepada Aturan 41, Kaedah-Kaedah Mahkamah 2012.

Pesuruhjaya Sumpah perlu mematuhi Kaedah 11(2)(b), Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 ketika mengendalikan deponen buta, bisu, pekak, buta huruf atau apa-apa masalah lain. Pesuruhjaya Sumpah perlu memastikan deponen faham setelah dibacakan dan diterangkan kandungan dokumen dan eksibit yang dikepilkan sama ada melalui penterjemah atau dirinya sendiri, dan menggunakan jurat seperti di dalam Borang 8, Jadual Ketiga. Sekiranya tiada mekanisma untuk memahamkan seseorang deponen berkenaan dengan dokumen yang hendak diikrarkan, maka Pesuruhjaya Sumpah perlu menolak daripada menandatangani dokumen tersebut.

SURAT AKUAN

Surat arahan Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan Malaysia bertarikh 3 November 2015 jelas menerangkan bahawa sesuatu surat akuan berkanun hendaklah mengikut format Akta Akuan Berkanun 1960.

Pesuruhjaya Sumpah tidak dibenarkan menandatangani surat akuannya sendiri sebagaimana yang diperuntukkan di bawah proviso Kaedah 9 dan 10, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018.

Seseorang Pesuruhjaya Sumpah boleh menandatangani sesuatu dokumen milik ahli keluarganya yang jauh. Akan tetapi, ahli keluarga yang berstatus anak, isteri adalah perlu dielakkan kerana ianya akan membawa kepada tohmahan kerana terdapat konflik kepentingan.

Surat arahan Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan Malaysia bertarikh 3 November 2015 adalah terpakai. Akan tetapi, sekiranya format itu adalah sama cuma tidak dimasukkan dengan perkataan Akta Akuan Berkanun 1960, Pesuruhjaya Sumpah bolehlah menambah perkataan tersebut di tempat yang sepatutnya. Namun begitu, membuat surat akuan baharu adalah pilihan yang lebih baik.

Seseorang Pesuruhjaya Sumpah perlu meneliti setiap dokumen yang dibawa di hadapannya kerana Pesuruhjaya Sumpah perlu memastikan bahawa seseorang deponen memahami kandungan dokumen yang hendak diikrarkan. Pesuruhjaya Sumpah juga perlu memastikan bahawa tidak wujud elemen perdayaan, fraud, dures atau perkara yang menyalahi undang-undang di dalam sesuatu akuan.

Akuan berkanun perlu disediakan sendiri oleh deponen dan tidak boleh disediakan atau dibantu penyediaannya oleh Pesuruhjaya Sumpah. Menambah ayat-ayat tersebut pada borang akuan am 80 kosong adalah dianggap sebagai membantu orang awam menyediakan dokumen berkenaan.

TEMPAT SUMPAH

Boleh kerana Pesuruhjaya Sumpah dilantik untuk mengesahkan apa-apa dokumen yang dibenarkan oleh undang-undang di Malaysia dan tertakluk kepada kuasa-kuasa Pesuruhjaya Sumpah yang termaktub di dalam Kaedah 9 dan 10, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018.

BAYARAN SUMPAH

Berpandukan Kaedah 17 yang dibaca bersama Jadual Kedua, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018, fi yang dikenakan oleh Pesuruhjaya Sumpah adalah sebanyak RM10.00 (afidavit asal bagi setiap deponen), RM5.00 (salinan afidavit bagi setiap deponen), RM5.00 (setiap eksibit asal) dan RM2.00 (setiap salinan eksibit). Pesuruhjaya Sumpah juga dibenarkan mengutip RM10.00 bagi setiap dokumen selain daripada akuan berkanun yang mana Pesuruhjaya Sumpah telah diberi kuasa oleh undang-undang untuk menandatanganinya sebagai contoh borang DDA, surat kuasa wakil.

Menurut Seksyen 2 Perintah (Bayaran) Akuan Berkanun (Pindaan) 1993, fi yang dikenakan adalah sebanyak RM4.00 (bagi setiap akuan) dan RM2.00 (bagi setiap eksibit atau lampiran yang dirujuk padanya). Tiada istilah salinan bagi akuan berkanun.

KOS TAMBAHAN

Boleh. Akan tetapi, kos tersebut perlulah munasabah dan perlu mendapat persetujuan deponen terlebih dahulu. Sekiranya deponen tidak bersetuju, maka ianya adalah tidak dibenarkan.

Sebarang bentuk bantuan di dalam penyediaan sesuatu dokumen adalah tidak dibenarkan. Justeru, bayaran terhadap bantuan tersebut juga adalah tidak dibenarkan.

Perkara tersebut tidak diperuntukkan di dalam Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018. Akan tetapi, sekiranya Pesuruhjaya Sumpah ingin mengenakan bayaran tambahan kerana terpaksa meninggalkan pejabat dalam suatu tempoh selain perlu mengeluarkan kos pengangkutan, ianya perlulah dipersetujui oleh deponen terlebih dahulu. Akan tetapi bayaran sumpah masih tertakluk kepada Kaedah 17 dibaca bersama Jadual Kedua, Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 dan Perintah (Bayaran) Akuan Berkanun (Pindaan) 1993.

HASIL KUTIPAN PESURUHJAYA SUMPAH

Semua hasil kutipan Pesuruhjaya Sumpah yang dikutip oleh pegawai awam akan menjadi hasil kerajaan Malaysia manakala hasil kutipan Pesuruhjaya Sumpah daripada kalangan pegawai badan berkanun akan menjadi hasil badan berkanun tersebut bergantung sekiranya tidak diarahkan oleh Kementerian Kewangan untuk mengutip hasil bagi pihak kerajaan persekutuan. Semua hasil kutipan oleh Pesuruhjaya Sumpah daripada kalangan peguam dan mana-mana orang lain pula akan menjadi milik Pesuruhjaya Sumpah berkenaan.

ADUAN

Aduan terhadap apa sahaja perkara berkaitan perkhidmatan Pesuruhjaya Sumpah di seluruh Malaysia boleh dikemukakan kepada Unit Pesuruhjaya Sumpah, Pejabat Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan Malaysia melalui emel bpjs@kehakiman.gov.my atau melalui talian telefon 03-8880 9503.

Maklumat yang benar-benar sahih hanya boleh diperolehi dari Unit Pesuruhjaya Sumpah, Pejabat Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan Malaysia. Maklumat luar adalah diragui kesahihannya. Unit Pesuruhjaya Sumpah boleh dihubungi melalui emel bpjs@kehakiman.gov.my atau melalui talian telefon 03-88804296 / 03-88804039 / 03-8880 4036.

PEMBATALAN

Yang Amat Arif Ketua Hakim Negara mempunyai kuasa mutlak untuk membatalkan pelantikan mana-mana Pesuruhjaya Sumpah pada bila-bila masa atas apa-apa pelanggaran Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 atau apa-apa sebab lain. Pelantikan seseorang Pesuruhjaya Sumpah adalah terbatal secara automatik sekiranya beliau:

  1. diisyhtiharkan bankrap; 
  2. disabitkan atas apa-apa kesalahan jenayah; 
  3. ditahan atas mana-mana undang-undang pencegahan; 
  4. bagi pegawai awam atau pegawai badan berkanun yang dikenakan tindakan tatatertib, ditamatkan perkhidmatannya atau bersara wajib; atau 
  5. bagi peguam bela dan peguam cara, digantung dari beramal atau dipotong dari daftarai peguam bela dan peguam cara.

Menurut peruntukan Kaedah 19(6), Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018, Pesuruhjaya Sumpah yang telah dibatalkan tidak boleh untuk dilantik semula sebagai Pesuruhjaya Sumpah.

Copyright © Pesuruhjaya Sumpah 2017
Paparan terbaik menggunakan pelayar Mozilla Firefox Dan Chrome

Statistik Pelawat       » Atas Talian - 7      » Hari ini - 252      » - 625       » Minggu - 877       » Bulan - 4565       » Tahun - 105890       » Jumlah- 107222